Lista de invitați: prima decizie de buget și ultima cifră pentru sală

Lista e bugetul

Meniul înmulțit cu lista e jumătate din bugetul unei nunți. Zece invitați în plus înseamnă zece meniuri, zece locuri, zece mărturii, un rând în plus la băuturi și, adesea, o masă în plus la planul de mese. De asta lista se face înainte de sală, nu după: numărul aproximativ de locuri decide ce săli intră în discuție și ce meniu vă permiteți la fiecare.

Invitații, nu persoane

Greșeala clasică e lista de nume. O nuntă nu se organizează pe nume, ci pe invitații: „Familia Popescu” e o singură invitație, patru locuri, din partea miresei. Un rând = o invitație, cu locurile ei și cu partea din care vine. Așa poți răspunde la trei întrebări diferite din aceeași listă: câte invitații tipăresc, câte locuri dau sălii, câte mărturii comand dacă le dau de invitație și nu de persoană.

În unealta noastră adaugi rând cu rând sau lipești lista din telefon; partea (mire, mireasă, părinții unuia sau ai celuilalt) o pui la fiecare, pentru că de la ea pornește și planul de mese.

Confirmările: vine, poate, nu vine

Calendarul confirmărilor e simplu și se încalcă mereu. Invitațiile pleacă cu aproximativ trei luni înainte. Termenul de confirmare e la 4–6 săptămâni de nuntă. Cu trei săptămâni înainte, cei fără răspuns se sună personal: nu se presupune, se sună. Cu două săptămâni înainte, numărul final se dă sălii, cofetăriei și barurilor.

În listă, fiecare invitație are un răspuns: vine, poate, nu vine, sau „așteaptă”. Filtrul pe „așteaptă” e lista de sunat. Cifrele de sus, locuri confirmate, cu „poate” separat, sunt cele pe care le dai sălii: cât e sigur și cât e risc, ca să decizi voi dacă plătiți meniul pentru „poate” sau nu.

Meniuri speciale și cazare

Două coloane mici care scutesc două telefoane grele: meniul (vegetarian, de copil, altceva) și cazarea. Sala cere numărul de meniuri speciale odată cu numărul final; hotelul cere camerele cu mult înainte. Când sunt pe rândul fiecărui invitat, cifrele ies singure, sus. Când nu, se sună fiecare mătușă cu o săptămână înainte.

Din listă în planul de mese

Când confirmările s-au închis, „Copiază pentru planul de mese” scoate lista fără cei care au refuzat, un rând pe invitație, cu locurile. O lipești în planul de mese și pui acolo categoriile, conflictele și mesele. Aceeași listă, fără a doua transcriere, deci fără nume pierdute între cele două.

Ce vedem noi din numărul greșit

Barurile, cofetăria și sala lucrează cu numărul pe care li-l dați. La noi, plafonul de consum se calculează pe invitați; la sală, meniurile se plătesc pe locurile anunțate. Când numărul dat e cu 20 mai mare decât realitatea, se plătesc 20 de meniuri goale. Când e cu 20 mai mic, la aperitiv lipsesc scaune. Lista ținută la zi, cu confirmări sunate, e diferența dintre cele două. Totul rămâne în browserul vostru; se printează și se copiază ca text. Deschide lista →