Furnizorii nunții pe o singură listă: contracte, avansuri, plicuri, ore de acces

Ce se întâmplă fără listă

Ora 16, ziua nunții. Decoratorul e la ușă și sala nu știe că vine. Formația întreabă unde se montează. Cofetăria vrea să știe cine semnează de tort. Și, la 23:30, cineva se apropie de masa mirilor cu un zâmbet și „ne mai datorați diferența”. Niciunul dintre momentele astea nu e o criză. Toate au aceeași cauză: informația era în cinci emailuri și într-un cap, nu pe o foaie pe care s-o aibă persoana de legătură.

Un rând = un furnizor

În unealta noastră, fiecare furnizor e un rând cu tot ce contează în ziua nunții și cu o săptămână înainte: numele, telefonul, totalul din contract, cât ai plătit (restul se calculează singur), bifa „contract semnat”, bifa „plic” și ora de acces în sală. Rândurile de pornire sunt cele cincisprezece categorii obișnuite (sala, foto-video, formație sau DJ, decor, cofetărie, baruri, rochie, verighete, transport, cazare…); adaugi sau ștergi ce vrei. Sumele rămân în browserul vostru, nu se trimit nicăieri.

Plicurile

Restul de plată al fiecărui furnizor care încasează în ziua nunții stă într-un plic cu numele lui, cu suma exactă, pregătit cu o săptămână înainte. Plicurile se dau nașului sau persoanei de legătură, care le înmânează la sfârșit, după ce s-a terminat treaba fiecăruia. Mirii nu ating bani în ziua nunții. Dacă plătești prin transfer înainte, debifezi „plic” și rândul dispare din listă. „Copiază plicurile” scoate lista de pregătit: nume, sumă, când.

Ora de acces

E rândul pe care îl uită toată lumea și pe care sala trebuie să-l știe. Decoratorul și florarul intră primii, cu cel mai mult timp înainte. Formația sau DJ-ul, pentru montaj și probă de sunet. Barurile, cu 2–4 ore înainte de primire; noi venim cu trei ore înainte, iar montarea, decorul și testele durează 1–2 ore. Fotograful, la pregătiri, acasă sau la hotel. Fiecare oră de acces o treci și în programul zilei, ca să fie un singur document pentru toți.

Lista pentru persoana de legătură

Cu o săptămână înainte, „Copiază lista pentru persoana de legătură” scoate numele, telefoanele și orele de acces, fără sume. I-o trimiți nașului, prietenei sau coordonatorului care în ziua nunții răspunde la telefon în locul vostru. De aici, furnizorii sună la ea. E pasul concret din ghidul despre delegare: nimic nu ajunge la miri.

Când se completează

Pe măsură ce rezervați, după calendarul rezervărilor: sala și fotograful la 12 luni, muzica la 8–10, barurile și cofetăria la 4–6. Fiecare contract semnat e un rând completat pe loc, cu avansul plătit. Cu o săptămână înainte, lista e gata: plicurile se pregătesc, persoana de legătură primește lista ei, iar voi nu mai aveți nimic de ținut minte. Se salvează în browser, se printează. Deschide lista de furnizori →